13 passos do Roadmap para adoção de OKR
OKR (Objectives and Key Results) é um framework de definição de metas criado pela Intel e adotado por diversas empresas do Vale do Silício, como Google, Twitter, LinkedIn, Dropbox e GoPro.
Muitas empresas perguntam como começar com OKR. Se você quer aprender sobre, esse vídeo com Monica Santos, Diretora de RH do Google, são excelentes introduções para você. Aqui, vamos aprofundar um pouco mais. Depois de ter ajudado empresas de diferentes tamanhos a adotar OKR e de ter estudado diversos casos no Brasil e no exterior, este é o roadmap que recomendo.
Lembre-se que existem várias maneiras de usar OKR. Mesmo nas empresas do Vale do Silício, times diferentes usam OKR de maneiras diferentes. Use este artigo como um guideline, nada está escrito em pedra.
ORK: Como começar
1) Comece pequeno e itere
OKR não é um pacote fechado, que precisa ser adotado por completo desde o início. Sua empresa não vai virar o Google de uma hora para outra. Comece pequeno, com uma abordagem iterativa e incremental.
Siga uma uma adoção em fases, deixando para o final práticas avançadas como Stretch Goals e Separação de Remuneração.
Aproveite os ciclos de OKR e evolua o seu modelo a cada trimestre.
Evite começar com OKR's individuais. Isto geralmente cria problemas já que os líderes não conseguem esclarecer as dúvidas do time – eles mesmos ainda estão aprendendo.
Os coaches Ben Lamorte e Christina Wodtke recomendam começar com um único OKR para gerar foco e alinhamento, o que pode ser uma opção. Em alguns casos, sugiro iniciar com um primeiro ciclo de OKR de 30 ou 45 dias, para facilitar o aprendizado e acelerar o ciclo de feedback.
2) Crie uma vitória inicial
Gere resultado em um piloto e desperte o interesse do time, construindo a cultura de OKR no resto da organização. Uma opção é começar com OKR's para as diretorias e desdobrar a cada 3 meses, envolvendo mais pessoas.
Cuidado ao fazer um piloto com um único time: verifique se não existem dependências com outras áreas. Por exemplo, começar somente pela área de tecnologia pode fazer com que as prioridades não estejam alinhadas com a área de negócios, perdendo efetividade.
O ideal é fazer um piloto envolvendo times que interagem muito. OKR é uma ferramenta de alinhamento e gera mais valor entre times diferentes.
3) Treine o time no 'Porque' e no 'Como'
Eduque as pessoas no que motivou a adoção de OKR, explicando a importância de metas e os benefícios de OKR. Entender por que a iniciativa aumenta a motivação e o engajamento do time.
Selecionar boas métricas é difícil. É fundamental capacitar o time em como fazer, fornecendo treinamento sobre como escolher indicadores e definir metas mensuráveis. Muitos profissionais nunca receberam treinamento sobre como definir metas ou desdobrá-las para seu time.
4) Tenha foco, alguns pratinhos não devem subir
As pessoas tendem a se orgulhar de serem multitarefa, capazes de girar diversos pratinhos ao mesmo tempo. Porém, deixar pratos caírem, começando vários projetos sem ter como concluí-los, é um enorme desperdício de recursos.
Alguns pratinhos não devem subir. Foco é fundamental: defina prioridades claras através de um conjunto pequeno de OKR's.
Como Steve Jobs disse:
“As pessoas pensam que foco é dizer sim para a coisa que você deve focar. Mas foco é dizer não para as centenas de outras boas idéias que existem”.
6) Defina OKR's para a empresa
Os OKR's para a organização normalmente possuem dupla cadência: OKR's anuais de alto nível e OKR's para o próximo trimestre, que são mais detalhados e desdobrados para os times.
Os OKR's anuais devem ser poucos e de alto nível. Pense neles como Critérios de Sucesso para o ano. Imagine que você está em 31 de Dezembro, avaliando o ano que passou: quais seriam as métricas que diriam que sua empresa teve um ano excepcional?
7) Desdobre os OKR's para os times
Cada time proprõe OKR's pensando em como contribuir para o atingimento dos OKR's da organização.
Cerca de 60% dos OKR's devem ser definidos pelo time, em um processo simultaneamente top-down e bottom-up.
Os OKR's do time não precisam estar 100% alinhados com os OKR's da empresa. Um time pode ter um objetivo local, não representado nas prioridades da empresa.
8) Defina os OKR's em sessões de OKR Planning
Em muitas empresas, o processo de definição de metas envolve um processo demorado, com uma série de trocas de emails, com as propostas de metas e os comentários dos executivos.
Uma alternativa é definir os OKR's em sessões de OKR Planning, organizadas em modelo de plenária, de forma a gerar alinhamento vertical e horizontal (entre áreas).
Neste modelo, são criadas turmas com integrantes de diferentes áreas e os executivos, onde são definidos os OKR's trimestrais a partir dos OKR's da companhia. Os times apresentam os OKR's propostos para feedback dos demais participantes e sua contratação com os executivos.
9) Como dar notas aos OKR's
Existem várias maneiras de se fazer o grading/scoring de OKR's. Comece pela mais simples, use a proporção linear do atingimento de cada Key Result. Se sua meta era aumentar a satisfação de clientes em 5 pontos e você atingiu 4,5, você atingiu 90% da meta.
10) Use multiplicadores, os OKR Masters
O uso de multiplicadores internos é comum em metodologias de sucesso. São os Scrum Masters no Scrum ou Black Belts no Six Sigma. Nosso modelo de OKR envolve a formação de multiplicadores, que chamamos de OKR Masters.
Os OKR Masters atuam como agentes de mudança, pontos focais e coaches para a adoção de OKR e acompanhamento de resultados.
Um bom OKR Master atua como um personal trainer. Primeiro ele te ensina como fazer e depois te acompanha, dando a disciplina e a motivação para não desistir.
11) Insira os OKR's no dia a dia do time
OKR deve fazer parte da cultura da empresa.
As atividades do time devem ser priorizadas com base nos OKR's. Se tivermos duas opções, devemos escolher aquela que contribui para o atingimento dos OKR's.
Os OKR's devem estar inseridos no dia a dia da empresa e no seu modelo de gestão. Devem existir reuniões regulares de time para acompanhar a evolução dos OKR's e um calendário das datas de definição dos próximos OKR's.
Isto é fundamental para evitar o problema do “Set it and Forget it” (defina a meta e esqueça dela). Times que não inserem OKR na sua rotina acabam tratando somente dos incêndios do dia a dia e não geram os resultados esperados – ou esquecem de definir os OKR's no início do trimestre.
12) Adotando Stretch Goals
Stretch Goals, metas muito difíceis que tiram o time da zona de conforto, fazem parte da filosofia de OKR, mas podem atrapalhar. Muitas empresas no Brasil e no resto do mundo descobriram que atingir somente 60% dos OKR's, como recomendado, tende a desmotivar o time no começo.
Construa a cultura aos poucos. Comece com metas tradicionais, ainda que puxadas, tentando atingir os 100%. Depois, adote o um segundo passo, definindo 100% de metas puxadas, mas planejando e buscando no dia a dia atingir 120%. A diferença parece pequena mas é importante para a motivação do time.
Somente depois de amadurecer, adote verdadeiros Stretch Goals.
13) Lidando com a remuneração
A filosofia de OKR recomenda separar os resultados dos OKR's da remuneração. Porém, nunca altere a maneira de definir metas e o modelo de remuneração no mesmo ano.
Amadureça sua avaliação de desempenho em paralelo aos OKR's e no médio prazo, depois que os dois processos estejam estabelecidos, altere a remuneração.
Os OKR's devem ser mais um input na avaliação e promoção, sem uma fórmula de bônus.
Conclusão
Espero que este roadmap possa te ajudar a adotar OKR com sucesso. Lembre-se que é uma sugestão de deve ser adaptada ao contexto e a cultura da sua organização.
Para saber mais sobre a prática de OKR, junte-se a nós na OKR Alliance, organização global sem fins lucrativos dedicada a encorajar a adoção bem sucedida de OKR.
Caso queira se aprofundar no assunto, recomento fortemente a leitura deste livro:
OKR: Foco Total nos Resultados - 1ª edição 2023
Em OKR: Foco Total nos Resultados, Christina Wodtke ensina a metodologia OKR (Objetivos e Resultados-Chave) na prática, a partir de sua experiência com as maiores empresas do Vale do Silício. Como inspirar uma equipe diversificada a trabalhar em conjunto, empenhando-se ao máximo em busca de um objetivo único e desafiador? Como você se mantém motivado apesar dos contratempos e fracassos?